RGPD: Nouvelles responsabilités des sociétés face à la protection des données personnelles

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018, et depuis cette date, les entreprises doivent se conformer à de nouvelles obligations et responsabilités en matière de traitement et de protection des données personnelles. Ce texte apporte un certain nombre de changements majeurs dans les pratiques actuelles et impose aux sociétés d’adapter leur politique de gestion des données pour se conformer à ces nouvelles exigences.

1. Les principes fondamentaux du RGPD

Le RGPD repose sur plusieurs principes fondamentaux qui visent à garantir la protection des données personnelles des individus :

• La licéité, la loyauté et la transparence : le traitement des données doit être réalisé de manière légale, loyale et transparente pour l’individu concerné.
• L’adéquation, la pertinence et la limitation : les données collectées doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire pour atteindre l’objectif du traitement.
• L’exactitude : les données doivent être exactes et mises à jour si nécessaire.
• La limitation de conservation : les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif du traitement.
• L’intégrité et la confidentialité : les données doivent être protégées contre l’accès non autorisé, la divulgation, la modification ou la destruction.
• La responsabilité : le responsable du traitement doit être en mesure de démontrer sa conformité avec les principes du RGPD.

2. Les nouvelles responsabilités des sociétés

Afin de se conformer au RGPD, les sociétés doivent adopter une série de mesures et de pratiques pour garantir la protection des données personnelles. Parmi ces responsabilités, on peut citer :

1. La désignation d’un Délégué à la protection des données (DPO) : cette personne doit être chargée de superviser et de contrôler la mise en œuvre des politiques de protection des données au sein de l’entreprise. Le DPO doit également servir d’interlocuteur entre l’entreprise et les autorités compétentes.
2. L’établissement d’une politique interne de protection des données : cette politique doit décrire les procédures et les mesures techniques et organisationnelles mises en place pour assurer la conformité avec le RGPD, ainsi que les droits des personnes concernées et les obligations des employés en matière de traitement des données personnelles.
3. La réalisation d’une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD) : cette analyse doit être menée avant toute opération de traitement susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées. L’AIPD permet d’évaluer ce risque et de mettre en place des mesures pour le réduire.
4. La mise en place de mesures de sécurité appropriées : selon le RGPD, les entreprises doivent prendre des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour garantir la sécurité des données personnelles contre les risques d’accès non autorisé, de divulgation, de modification ou de destruction. Ces mesures peuvent inclure le chiffrement, la pseudonymisation ou l’anonymisation des données.
5. Le respect des droits des personnes concernées : le RGPD prévoit un ensemble de droits pour les individus dont les données sont traitées, notamment le droit d’accès, de rectification, d’effacement (« droit à l’oubli »), à la limitation du traitement, à la portabilité des données et d’opposition. Les entreprises doivent mettre en place des procédures pour permettre aux personnes concernées d’exercer ces droits.
6. La notification en cas de violation de données personnelles : en cas de violation de données (accès non autorisé, divulgation, modification ou destruction), les entreprises doivent informer l’autorité compétente dans un délai maximal de 72 heures après en avoir pris connaissance. Dans certains cas, elles doivent également informer les personnes concernées.

3. Les sanctions encourues

En cas de non-respect du RGPD, les entreprises s’exposent à des sanctions administratives et financières importantes. Les autorités compétentes peuvent infliger des amendes allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial total de l’entreprise, selon le montant le plus élevé.

Il est donc essentiel pour les entreprises de se conformer aux exigences du RGPD et de mettre en place des politiques et des procédures adéquates pour assurer la protection des données personnelles. Cela implique notamment d’évaluer régulièrement les risques liés au traitement des données, de former les employés aux bonnes pratiques en matière de protection des données et d’adapter les systèmes et les processus internes pour garantir leur conformité avec le RGPD.

4. Les bonnes pratiques à adopter

Pour vous aider à respecter vos nouvelles responsabilités en vertu du RGPD, voici quelques conseils :

• Identifiez clairement quelles sont les données personnelles que vous traitez et pour quelle finalité.
• Mettez en place une politique interne de protection des données et assurez-vous que tous vos employés soient formés et sensibilisés à cette politique.
• Désignez un DPO si votre entreprise est concernée par cette obligation, et veillez à ce qu’il dispose des ressources nécessaires pour remplir correctement sa mission.
• Réalisez régulièrement une AIPD pour évaluer les risques liés à vos opérations de traitement des données personnelles et mettre en place les mesures appropriées pour réduire ces risques.
• Assurez-vous que les personnes concernées puissent exercer leurs droits en matière de protection des données, notamment en mettant en place des procédures simplifiées pour répondre à leurs demandes.
• Développez un plan d’action en cas de violation de données personnelles pour pouvoir réagir rapidement et efficacement.

En suivant ces conseils et en prenant au sérieux vos nouvelles responsabilités en matière de protection des données, vous contribuerez à renforcer la confiance de vos clients et partenaires, tout en évitant les sanctions potentiellement lourdes prévues par le RGPD.